Versie 23 oktober 2026
Privacy- en cookieverklaring
1. Waarover gaat deze verklaring?
JTB Media repareert telefoons, tablets, laptops en spelcomputers, verkoopt (refurbished) apparatuur en levert IT- en telecomdiensten aan particulieren en bedrijven in Zuid-West Drenthe. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens: van bezoekers van onze website, van klanten in onze winkel en werkplaats in Ruinerwold, en van mensen die ons bellen, mailen, appen of chatten.
In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarvoor, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Het cookiegedeelte staat onderaan. Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet.
Deze verklaring geldt voor de website jtb-media.nl (inclusief de Cybersecurity Check), onze winkel en werkplaats, en al ons contact via telefoon, e-mail, WhatsApp en live-chat. Versie 23 oktober 2026; de vorige versie dateerde van 21 april 2021.
2. Wie is verantwoordelijk?
JTB Media, gevestigd aan Westerweiden 29, 7961 EA Ruinerwold, KvK-nummer 60404841, btw-nummer NL002224492B57, is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een bedrijf van onze omvang niet verplicht. Vragen over privacy? Mail naar info@jtb-media.nl of bel 0522 20 21 00.
Leveren wij IT-diensten aan uw bedrijf (zoals beheer, back-up, hosting of e-mail) en verwerken wij daarbij gegevens van uw klanten of medewerkers, dan zijn wij voor die gegevens verwerker en bent u verantwoordelijke. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst met u.
3. Welke gegevens verwerken wij en waarvoor?
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel. Hieronder staat per situatie welke gegevens dat zijn, op welke wettelijke grondslag en hoe lang wij ze bewaren. Bewaartermijnen gaan in na afronding van de dienst of na het laatste contact.
| Situatie | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Reparatie, verkoop of verhuur (u wordt klant) | Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, gegevens van het toestel (merk, model, IMEI of serienummer, klacht, uitgevoerde werkzaamheden), offerte, factuur en betaalstatus. | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (belastingwetgeving). | Factuur- en betaalgegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Overige klantgegevens tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij een garantie- of servicetermijn langer loopt. |
| Gegevens op uw toestel tijdens reparatie | Alleen wat nodig is om de klacht te beoordelen en de reparatie te testen (bijvoorbeeld inloggen, camera of geluid controleren). Wij kijken niet in uw bestanden, foto’s of berichten en maken geen kopie, tenzij u ons uitdrukkelijk vraagt om een back-up of gegevensoverdracht. | Uitvoering van de overeenkomst. | Een back-up die wij op uw verzoek maken, verwijderen wij uiterlijk 30 dagen na afronding van de reparatie, nadat u heeft bevestigd dat uw gegevens weer op uw toestel staan. |
| Contact-, offerte-, afspraak- en aanvraagformulieren op de website (ook verhuur, refurbished en acties zoals Back to School) | Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, uw bericht, gegevens over toestel of gewenste dienst, gewenste datum en tijd, en bij bezorging uw adres. | Uitvoering van (of voorbereiding op) een overeenkomst; gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden. | 2 jaar na het laatste contact als u geen klant wordt. Wordt u klant, dan gelden de termijnen hierboven. |
| Afspraakbevestiging, herinnering en afwijzing | Naam, e-mailadres, datum en tijd van de afspraak, eventueel de reden als wij een afspraak niet kunnen inplannen. | Uitvoering van de overeenkomst. | Zie formulieren hierboven. |
| Cybersecurity Check (gratis zelftest op jtb-media.nl/cybersecurity-check) | Bedrijfsnaam, naam contactpersoon, zakelijk e-mailadres; optioneel telefoonnummer, plaats en KvK-nummer; uw antwoorden en het berekende resultaat (score, niveau, aandachtspunten); tijdstip en tekst van uw toestemming en een gehashte (onleesbaar gemaakte) versie van uw IP-adres als bewijs en tegen misbruik. | Toestemming (u vinkt de toestemmingsbox aan). Misbruikpreventie: gerechtvaardigd belang. | De rapportlink werkt 90 dagen. Uw gegevens en antwoorden bewaren wij maximaal 24 maanden; wordt u klant, dan als onderdeel van de klantrelatie. |
| Nieuwsbrief en tips over IT-beveiliging | E-mailadres, naam, moment van aanmelding, open- en klikgedrag van de nieuwsbrief. | Toestemming (apart aankruisvakje). U kunt zich in elke e-mail afmelden. | Tot u zich afmeldt. Daarna bewaren wij uw e-mailadres nog maximaal 1 maand op een afmeldlijst, zodat u geen mail meer ontvangt. |
| Review-uitnodiging na een reparatie | Naam, e-mailadres en reparatiereferentie. U ontvangt één e-mail met de vraag of u een Google-review wilt schrijven. | Gerechtvaardigd belang: wij willen weten of u tevreden bent en onze dienstverlening verbeteren. U kunt bezwaar maken; dan sturen wij deze mail niet (meer). | Het verzendlogboek bewaren wij 24 maanden. |
| Reviews die wij op onze website tonen | Naam, beoordeling en tekst van reviews die u openbaar op Google heeft geplaatst. | Gerechtvaardigd belang: laten zien wat klanten van ons vinden. Bron is uw openbare Google-profiel. | Zolang de review op Google staat. Verwijdert u de review, dan verdwijnt deze binnen een week ook van onze site. |
| Live-chat op de website | Naam en e-mailadres als u die invult, de inhoud van het gesprek, tijdstip, browser en een gesprekscode om het gesprek te herkennen. | Gerechtvaardigd belang: snel uw vraag beantwoorden; uitvoering van de overeenkomst als het over een opdracht gaat. | 12 maanden na het laatste bericht. |
| Telefoon, e-mail en WhatsApp | Telefoonnummer of e-mailadres, naam, inhoud van het gesprek of bericht en bijlagen (zoals foto’s van een toestel). | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden. | E-mail en WhatsApp-gesprekken: 12 maanden na afhandeling, tenzij ze onderdeel zijn van een klantdossier (dan de klanttermijn). Wij nemen telefoongesprekken niet op. |
| Beveiliging en goed laten werken van de website | IP-adres, browser- en apparaatinformatie, bezochte pagina’s, tijdstip en foutmeldingen in technische logbestanden. Formulieren hebben een verborgen antispamveld en een limiet op het aantal verzendingen per IP-adres. | Gerechtvaardigd belang: misbruik voorkomen, storingen oplossen. | Serverlogbestanden maximaal 30 dagen. Het technische logboek van verzonden formulieren 12 maanden. |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doelen dan hier genoemd, tenzij u daar toestemming voor geeft of de wet ons daartoe verplicht. Wij verkopen nooit gegevens.
4. Welke gegevens moet u geven?
Voor een reparatie of bestelling hebben wij minimaal uw naam en een manier nodig om u te bereiken (e-mailadres of telefoonnummer); zonder die gegevens kunnen wij de opdracht niet uitvoeren. Op onze formulieren staat met een sterretje welke velden verplicht zijn. Alle andere velden zijn optioneel. Voor een reparatie kunnen wij u om de toegangscode van uw toestel vragen om de reparatie te testen; u mag die code ook tijdelijk wijzigen of de test samen met ons in de winkel doen.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij gebruiken een beperkt aantal systemen en dienstverleners. De meeste systemen beheren wij zelf op servers in de Europese Unie. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomst of gelden de standaardvoorwaarden van de leverancier die aan de AVG voldoen.
| Partij of systeem | Waarvoor | Waar staan de gegevens |
|---|---|---|
| Odoo (zelf gehost) | Klantenbestand, reparatieorders, offertes, facturen, agenda en opvolging van aanvragen (CRM). | Eigen server, Europese Unie. |
| Payload CMS (zelf gehost) | Het websitesysteem: inhoud van de site, formulierverwerking, logboeken en de gegevens van de Cybersecurity Check. | Eigen server, Europese Unie. |
| Listmonk (zelf gehost) | Versturen van bevestigingen, rapporten, review-uitnodigingen en de nieuwsbrief. | Eigen server, Europese Unie. |
| Chatwoot (zelf gehost) | Live-chat op de website. | Eigen server, Europese Unie. |
| Hostingprovider | Serverruimte waarop bovenstaande systemen draaien, inclusief back-ups. | Datacenter in de Europese Unie. |
| Microsoft 365 | Zakelijke e-mail, agenda en documenten. | Microsoft Ireland Operations Ltd.; opslag binnen de EU (EU Data Boundary). |
| Kaart op de contact- en locatiepagina’s (alleen na uw cookietoestemming), ophalen van onze Google-reviews, en het Google Bedrijfsprofiel. | Google Ireland Ltd.; gegevens kunnen in de Verenigde Staten worden verwerkt onder het EU-VS Data Privacy Framework. | |
| Pushover | Pushmelding aan ons eigen team bij een nieuwe aanvraag. De melding bevat alleen een korte samenvatting (bijvoorbeeld bedrijfsnaam en resultaat), geen contactgegevens. | Superblock LLC, Verenigde Staten; standaardcontractbepalingen. |
| WhatsApp (Meta) | Alleen als u zelf via WhatsApp contact met ons opneemt. Op dat gesprek is ook het privacybeleid van WhatsApp van toepassing. | Meta Platforms Ireland Ltd.; verwerking mede in de Verenigde Staten onder het EU-VS Data Privacy Framework. |
| Fabrikanten, leveranciers en reparatiepartners | Bij garantie, onderdelenbestelling of een reparatie die wij uitbesteden delen wij de toestelgegevens (merk, model, IMEI of serienummer, klacht) en waar nodig uw naam. | Afhankelijk van de fabrikant; waar mogelijk binnen de EU. |
| Betaalterminal en bank | Pinbetalingen in de winkel en bankoverschrijvingen. Wij zien geen kaartgegevens, alleen de betaalstatus. | Nederland / Europese Unie. |
| Boekhouder, Belastingdienst en andere overheden | Alleen als de wet dat voorschrijft (bijvoorbeeld de belastingaangifte). | Nederland. |
Voor doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken wij alleen partijen die zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework of die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie hanteren. Wij geven uw gegevens niet aan advertentienetwerken of databrokers.
6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
- Alle verbindingen met onze website en systemen zijn versleuteld (TLS/HTTPS, met HSTS).
- Alleen eigen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, hebben toegang tot klantgegevens, met een persoonlijk account en sterke wachtwoorden.
- Onze systemen draaien op servers in de EU, worden actueel gehouden met beveiligingsupdates en dagelijks geback-upt.
- Formulieren zijn beschermd tegen misbruik (antispamveld, verzendlimiet per IP-adres, geen eigen toegang tot resultaten zonder geldige link).
- Rapportlinks van de Cybersecurity Check bestaan uit een lange willekeurige code en verlopen automatisch.
- Ontdekken wij een datalek dat risico voor u oplevert, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u als dat nodig is.
7. Welke rechten heeft u?
U heeft het recht om:
- te weten welke gegevens wij van u hebben en daarvan een kopie te krijgen (inzage);
- onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen (rectificatie);
- uw gegevens te laten verwijderen, als wij ze niet meer nodig hebben of niet langer mogen bewaren (vergetelheid);
- de verwerking tijdelijk te laten stoppen (beperking);
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, zoals de review-uitnodiging;
- uw gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen om ze aan een ander over te dragen (overdraagbaarheid);
- uw toestemming op elk moment in te trekken, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of de Cybersecurity Check. Intrekken geldt niet met terugwerkende kracht.
Mail naar info@jtb-media.nl of bel 0522 20 21 00. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat wij niemand anders uw gegevens geven, kunnen wij u vragen uw verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is of iets te bevestigen wat alleen u kunt weten (zoals een reparatienummer). Wij vragen nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen een oplossing. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Geautomatiseerde besluiten en profilering
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en gevolgen voor u hebben. De score van de Cybersecurity Check wordt automatisch berekend uit uw eigen antwoorden, maar is uitsluitend een advies: er hangt geen beslissing van ons aan vast en u kunt het resultaat altijd met ons bespreken. Wij maken geen profielen voor advertenties.
9. Kinderen
Onze website en nieuwsbrief zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Komt een kind voor een reparatie in de winkel, dan registreren wij de gegevens van een ouder of verzorger. Denkt u dat wij zonder toestemming gegevens van een kind hebben verzameld? Neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij die.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij een nieuwe dienst of een nieuw systeem gaan gebruiken. De actuele versie staat altijd op jtb-media.nl/privacy met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen die u raken, informeren wij u per e-mail of met een melding op de website. Deze versie is van 23 oktober 2026 en vervangt de versie van 21 april 2021.
12. Contact
JTB Media, Westerweiden 29, 7961 EA Ruinerwold. Mail naar info@jtb-media.nl of bel 0522 20 21 00. Wij helpen u graag.